Учёт финансов владельца нескольких бизнесов

У владельца несколько бизнесов: заведения, онлайн-проекты, услуги. Деньги живут на семи счетах в четырёх банках — личные карты, расчётные счета ИП, карты маркетплейсов. Каждый месяц — сотни операций: выручка по бизнесам, зарплаты, закупки, реклама, налоги, коммуналка. Чтобы понять, сколько реально заработал каждый бизнес, надо свести всё вместе: достать выписки из четырёх банков, распознать операции, разложить по бизнесам и категориям.

Что ломалось при ручном учёте

Свести финансы было либо «некогда», либо вечерняя возня с таблицами. У каждого банка свой формат выписки, названия в платежах не говорят, к какому бизнесу относится операция, а один и тот же человек в разных банках может фигурировать в разных ролях: в одном — как зарплата, в другом — как подрядчик. Ошибка в одну категорию ломает картину по всему месяцу, а разбирать задним числом, «куда ушли деньги», уже бесполезно.

Почему банки и Excel не помогли

Банк показывает движения по одному счёту, но не сводит бизнесы вместе и не знает, что «перевод от такого-то» — это выручка одного бизнеса, а «оплата сервиса» — расход другого. Свести это в Excel можно, но кто-то должен вручную разобрать каждую операцию: сотни строк в месяц, десятки категорий, семь счетов. Пока раскладываешь прошлый месяц, приходит новый — учёт вечно отстаёт и никто не видит актуальную картину.

Что мы сделали: агент-бухгалтер ведёт учёт сам

Собрали кабинет учёта и поселили в нём агента-бухгалтера, который взял на себя всю механику: приём выписок, распознавание, категоризацию и сводку. Владельцу осталось пересылать агенту выписки — всё остальное происходит само.

• Агент принимает выписку в любом виде — PDF, CSV, XLSX от любого банка — и сам разбирает формат: свои структуры у личных карт, свои — у расчётного счёта, свои — у карт маркетплейсов.
• Категоризирует операции по правилам: тип операции важнее всего, ключевые контрагенты, характерные суммы выручки, маркеры каждого счёта. Сомнительное не угадывает — помечает «Неизвестно» и спрашивает человека.
• Раскладывает операции по счетам и бизнесам и ведёт справочник категорий — он пополняется по мере появления новых контрагентов.
• Собирает сводку прибылей и убытков по каждому бизнесу за месяц — что заработано, что потрачено и на что именно.
• Ведёт учёт по нескольким счетам сразу: выписки склеиваются в единую картину, а не живут в разных банках по отдельности.

Владельцу не нужно ничего осваивать

Никаких новых систем и форматов: он пересылает агенту выписку из банка как есть — в оригинальном виде, в котором она пришла. Разбор формата, категоризация и сводка — работа агента. Умение одно — переслать файл, и оно уже есть.

Что остаётся человеку

Разобрать редкие неопознанные операции и задать правило для нового контрагента — один раз, дальше агент узнаёт его сам. Управленцу остаются решения по цифрам: где бизнес растёт, где расходы съедают маржу, куда уходят деньги. Машина раскладывает и сводит, человек управляет — рутина уходит агенту.