Приёмка поставок в сети кофеен

Сеть из 10 кофеен: каждый день на точки приходят поставки — продукты, молоко, расходники. Поставщик привозит бумажную накладную, и её нужно внести в учётную систему iiko: разнести позиции по нужной точке, сверить с номенклатурой, посчитать суммы. Раньше это делал человек вручную — и это была отдельная работа, которая никуда не исчезала.

Что ломалось при ручной приёмке

Бариста при получении товара фотографировал накладную «чтобы не забыть», а вносил её кто-то другой — позиция за позицией, руками. Десятки строк в каждой накладной, названия поставщика не совпадают с названиями в базе: «Помидоры кр. 1 кл» против «Томат свежий», «Сливки 10% т/п 1л» против «Сливки 10% паст.». Каждую строку надо найти в номенклатуре или завести заново, не перепутать точку и склад, свести суммы. Накладные копились и вносились с опозданием и ошибками — а по сути это перепечатывание бумажки в систему, которое не делает работу точнее и быстрее.

Почему iiko и ручной ввод не помогли

iiko — учётная система: она отвечает на вопрос «что на складе» и ведёт остатки, но бумажную накладную или её фотографию прочитать не может. Кто-то всё равно должен перепечатать документ вручную: найти или создать каждую позицию, указать количество, цену, точку. Чем больше точек и поставщиков, тем больше времени уходит на механию, а не на управление запасами.

Что мы сделали: агент принимает накладные сам

Собрали кабинет приёмки и поселили агента прямо в рабочей группе, где сидят бариста всех точек. Приёмка теперь выглядит так: поставщик привёз товар — бариста сфотографировал накладную и отправил в группу. Всё. Дальше агент разбирает документ и доводит его до оприходования в iiko без участия человека.

• Агент распознаёт накладную в любом переданном виде — фото, файл, письмо — и вытаскивает из неё позиции, количество, цены, сумму.
• Каждую строку сверяет со справочником товаров и сопоставляет с номенклатурой iiko — «Помидоры кр. 1 кл» находит как «Томат свежий» и не заводит дубли.
• Раскладывает поступления по правильной точке и складу сети.
• Оприходует товар в iiko сам: накладная получает статус «загружена в iiko», человеку ничего перепечатывать не нужно.
• Ведёт историю цен по поставщикам: видно по неделям, кто и когда поднял цены и на какие позиции.
• Если встречает позицию, которой ещё нет в базе, — заводит её и показывает человеку на согласование, а не молча пропускает.

Бариста ничего не осваивают

Никаких новых систем и интерфейсов: люди уже в Telegram, куда фотографируют накладную так же, как раньше фотографировали «на память». Навык один — сфотографировать документ при получении товара. Вся остальная механика — распознавание, сопоставление, разноска по точкам, оприходование — происходит сама.

Что остаётся человеку

Изредка подтвердить новый товар, которого агент раньше не видел, и глянуть спорные позиции. Управленцу остаётся следить за ценами поставщиков и решать, с кем работать дальше, — по данным, которые теперь собираются сами. Машина разносит и приходует, человек контролирует и решает: ручной ввод уходит агенту.